كيف تصدّر الطلبات إلى CSV وتجهّز ملف محاسبك؟

ما البيانات التي يمكنك تصديرها من نكسارا؟

تتيح نكسارا تصدير بيانات الطلبات والعملاء بصيغة CSV، كما تذكر الأسئلة الشائعة في نكسارا. تضع هذه الصيغة البيانات في صفوف وأعمدة يمكن فتحها في برنامج جداول، ليستخدمها المحاسب في المراجعة.

للمراجعة داخل المنصة، يتيح «سجل الطلبات» البحث والتصفية. وتضم سجلات العملاء العناوين والطلبات السابقة. راجع الطلبات لتفسير حركة البيع، وراجع العملاء عندما تتطلب المهمة بياناتهم.

تضم نكسارا أيضاً تبويبات تقارير للطلبات والقنوات، إلى جانب التقارير المالية ونهاية اليوم ومطابقة الكاشير. استخدم هذه التبويبات لمراجعة الأرقام داخل المنصة، وملف CSV لفحص الصفوف في برنامج الجداول. إذا احتاج المحاسب بيانات من أحد التقارير، استفسر عن طريقة الحصول عليها دون افتراض أن لكل تبويب ملف CSV. تعرض خصائص نكسارا نطاق التقارير.

حدد مع المحاسب الغرض من المراجعة. مطابقة إقفال الشهر تختلف عن البحث عن طلب ملغى أو تفسير مبلغ مسترد. أرسل البيانات اللازمة للمهمة فقط؛ فقد تكفي بيانات الطلبات دون مشاركة ملف العملاء.

كيف تجهّز التصدير والفترة المطلوبة؟

ابدأ بالتحضير خارج المنصة: اكتب الفترة والفروع المطلوبة في ملاحظة للمحاسب. هذه معلومات تصف نطاق التسليم. أما داخل نكسارا، فاستخدم البحث والتصفية في «سجل الطلبات» لمراجعة الحركات. افصل بين ما تريد أن يغطيه الملف وما تجده فيه بعد استخراجه.

1. قبل الاستخراج: اكتب تاريخ بداية الفترة ونهايتها كما طلبهما المحاسب، وحدد هل المقصود أياماً تقويمية أم ورديات عمل.
2. قبل الاستخراج: اذكر اسم الفرع المطلوب، أو أسماء الفروع المشمولة، في رسالة التسليم. حدد هل تحتاج إلى بيانات العملاء إلى جانب الطلبات.
3. داخل نكسارا: راجع «سجل الطلبات» باستخدام البحث والتصفية المتاحين، ودوّن الطلبات التي تحتاج إلى تفسير.
4. للمساعدة في الاستخراج: أرسل للمؤسس عيسى الدلو عبر واتساب نوع البيانات والغرض من المراجعة والفترة والفروع المطلوبة، ليشرح طريقة التصدير ويساعدك في خطوات حسابك. وإذا احتجت بيانات من تبويب تقرير، اسأل عن طريقة الحصول عليها.
5. بعد الاستخراج: افتح CSV واقرأ عناوين أعمدته. طابق محتواه مع النطاق المطلوب، ودوّن أي نقص أو عنوان يحتاج إلى توضيح.
6. قبل التسليم: احتفظ بالنسخة الأصلية، وضع الفرز والتعديلات اليدوية في نسخة عمل منفصلة. أرسل الأصل مع وصف الفترة والفرع للمحاسب.

اكتب المقصود بتاريخ النهاية، خصوصاً إذا كانت ورديتك تمتد بعد منتصف الليل. قد يقصد المحاسب مبيعات التاريخ التقويمي، بينما يتحدث مدير الفرع عن وردية بدأت قبله. الاتفاق على تعريف الفترة يسبق مقارنة الإجماليات.

تشمل حالات الطلب في نكسارا التسليم والإلغاء والاسترداد، إلى جانب حالات التجهيز والتوصيل. اتفق مع المحاسب على طريقة التعامل معها في المراجعة، واذكرها في ملاحظات التسليم بدلاً من حذف الصفوف من النسخة الأصلية.

ما الأعمدة التي يحتاج المحاسب إلى فحصها؟

ابدأ بعناوين الأعمدة الموجودة في ملف CSV الذي استلمته. الجدول التالي قائمة فحص تستخدمها مع المحاسب بحسب الحقول الموجودة في الملف. عند غياب معلومة يحتاجها، دوّنها ضمن ملاحظات التسليم وحدد أين راجعتها.

تجمع لوحة الطلبات في نكسارا طلبات الهاتف والموقع والتطبيق وQR الطاولة، إلى جانب طلبات (Talabat) وكريم (Careem). لذلك يفيد تحديد القنوات في وصف المراجعة: إجمالي الطلبات المسجلة وإجمالي النقد الموجود عند الإقفال يجيبان عن سؤالين مختلفين.

عند غموض عنوان، انسخه كما هو وأرفق صورة مقتصّة للجزء المعني، مع حجب بيانات العملاء غير اللازمة. احتفظ بتفسيره مع ملف العمل حتى يستخدم المحاسب التعريف نفسه في المراجعة التالية.

ماذا تسلّم للمحاسب مع ملف CSV؟

سلّم الملف ومعه رسالة قصيرة تشرح ما يغطيه. يستطيع المحاسب فتح الصفوف، لكنه يحتاج منك تعريف الفترة والفرع وسبب أي استثناء. توفر نكسارا تقرير نهاية اليوم وتقرير مطابقة الكاشير للمراجعة داخل المنصة؛ دوّن اسم التقرير والفترة عند نقل رقم منه إلى ملاحظاتك.

• ملف الطلبات الأصلي، مع اسم واضح يميز المطعم والفترة ونوع البيانات.
• رسالة تحدد بداية الفترة ونهايتها والفروع المشمولة، وتوضح القنوات أو الحالات ذات الصلة بالمراجعة.
• أرقام نهاية اليوم أو مطابقة الكاشير للفترة نفسها، مع ذكر مصدر كل رقم.
• ملاحظات منفصلة عن الطلبات الملغاة أو المستردة التي تستدعي مراجعة.
• ملف العملاء عندما تتطلب المهمة معلومات مرتبطة بالعملاء.

يتسلم محاسبك CSV ويعالجه ضمن إجراءاته المحاسبية، بما فيها تصنيف الحركات ومراجعة المستندات ذات الصلة. إذا أضاف أعمدة للحساب أو التصنيف، احتفظ بها في نسخة العمل حتى يبقى من السهل الرجوع إلى البيانات التي خرجت من نكسارا.

اطلب من المحاسب إبقاء الفرق واضحاً بين إجمالي الطلبات، وصافي المبيعات الذي يراجعه، والنقد الفعلي. تقرير مطابقة الكاشير يتناول صافي المبيعات ومطابقة النقد. أما تفسير الفرق بين رقمين فيبدأ بالتأكد من تعريفهما ومن الفترة التي يغطيانها.

للتوسع في اختيار التقرير الذي تحتاجه، اقرأ تقارير المطعم التي تستحق المتابعة. وتشرح صفحة ملكية بيانات عملاء مطعمك لماذا يجب أن تبقى لديك إمكانية الوصول إلى سجلاتك وتصديرها.

ما الذي تفحصه قبل إرسال الملف؟

افتح CSV في البرنامج الذي يستخدمه المحاسب قبل التسليم. برامج الجداول قد تفسر بعض القيم تلقائياً كتاريخ أو رقم؛ لذلك تأكد من أن القيم تظهر كما هي، خصوصاً أرقام الهواتف أو المراجع التي تبدأ بصفر. نفّذ أي تعديل في نسخة العمل واترك الأصل محفوظاً.

• تأكد من ظهور النص العربي ومن انفصال الأعمدة كما ينبغي.
• راجع توافق نطاق الملف مع الفترة والفروع المكتوبة في رسالة التسليم.
• تحقق من أن الملاحظات تشرح الإلغاء والاسترداد بدلاً من إخفائهما بحذف الصفوف.
• قارن الأرقام بتقرير يتناول الفترة نفسها وتعريف المبلغ نفسه.
• تأكد من إرسال النسخة المقصودة إلى المحاسب، ومن فصلها بوضوح عن نسخة التعديلات.

إذا ظهر فرق، دوّن اسم التقرير وتعريف الرقم الذي تقارنه، ثم حدد الطلب أو الجزء الذي يحتاج إلى مراجعة. يتيح سجل الطلبات البحث والتصفية للرجوع إلى التفاصيل. وتساعدك قراءة دليل التقرير اليومي للمطعم على اختيار الأرقام التشغيلية المناسبة للمقارنة.

إذا أعدت إرسال الملف بعد تصحيح يدوي، وضّح في الرسالة ما الذي تغير وأي نسخة ينبغي للمحاسب استخدامها. تسمية النسخ بوضوح تمنع جمع بيانات الملف القديم والجديد معاً أثناء المراجعة.